忘年会初幹事の心得とは?評価も満足度も上げるコツを心理カウンセラーが解説

2016.11.23公開 2017.03.21更新
 
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社会人になって初めての、忘年会の幹事役。学生の時はノリでできた飲み会も、声をかけるメンバーを含めて気を遣う必要がありそうで、今から憂うつですよね。

 

普通の仕事に加えて面倒な役割だけど、できれば評価も満足度もアップしたい。

 

職場の年間行事の大イベントの1つの忘年会。初幹事を担当した時に必要な3つの心得は

 

①事前の周知徹底

②当日の時間管理 

③参加者の満足度への配慮です。

 

この3つを外さなければ、あなたの幹事としての努力は報われ、上司からの評価のアップ間違いなしです。

 

 

心得1:事前の周知徹底

忘年会の初幹事で憂うつにならないためには、やるべき事項を書き出し、忘年会を無事に開催するまでの導線をきちんと描くことです。

 

・日程と人数を把握する

忘年会は、会社や部署のイベントの一つです。であれば、上司が出席できる日を確認することは外せません。

 

まずは、上司のお伺いを立てるとともに、部署メンバーの他に声をかけるべき人を確認します。

 

ここでのポイントは、上司や前回の幹事役の人を立てながら前年度の忘年会の情報をゲットしておくとイメージがしやすくなります。

 

 

・出席できる人数を把握

日程が決まったら、忘年会のお知らせを作成し、周知をしましょう。できるだけ1か月前には日程を決めて周知すると、みんなも予定が立てやすくなります。

 

また、大まかな人数を把握するため、参加申し込みの期限を決めておくとより具体的な行動を起こしやすくなります。ここでのポイントは、参加して欲しい人に声をかけること。これがとても大切です。

 

 

・場所の決定、お店の案内図の周知徹底

人数がある程度決まったら、場所を決めます。その時、メンバーがお酒好きなのか、料理にこだわるのかをリサーチして、お店を決定しお店案内図入りのお知らせを作成します。

 

また、参加費については、会社から補助があるか、前年度の参加費はどうかを参考して上司と相談して決定しましょう。お店へは、大まかな人数を伝え、人数変更が可能かどうかも確認しておきましょう。

 

 

心得2:当日の時間管理

幹事は、忘年会では裏方。

 

参加費を集金したり、当日の飛び込みやキャンセルの連絡などもしなければなりません。失敗しない心得は、事前に忘年会のタイムスケジュールを決めておくことです。

 

 

・席順をどうするかを決める

好きな人同士で座ってもらうのか、くじ引きで席を決めるのかを考えておくと楽です。結構、ここでもめることもあるので、注意が必要です。

 

・事前に、乾杯や締めの挨拶を担当する方にお願いする

上司やお偉方がどの程度参加するかによって、だれにお願いすべきかを上司に確認し、あらかじめ依頼するとスムーズです。挨拶する方の名前を間違えないようにメモすると確実です。

 

・忘年会での余興やゲームなどの司会を先輩や同僚に依頼する

ここが、幹事の企画力が試される場面。同僚や、話しやすい先輩などの協力を得て、余興をやってもらったり、ビンゴゲームなどを楽しんでもらいましょう。

 

その時の幹事の心得は、裏方に徹することです。

 

物品の調達や時間管理、プレゼントなどがスムーズに行き渡ることに心を配ること。司会進行は、先輩や同僚などにお願いし、スムーズに忘年会が時間通りに進行することに徹しましょう。

 

・2次会のお店への連絡と、会計管理

ある程度、会が進行したら、2次会への最終人数の確認とお店への連絡、会計処理を行います。これを済ませてしまうと、肩の荷がおり、忘年会は成功したも同然です。

 

 

心得3:参加者の満足度への配慮

忘年会の幹事の3つ目の心得としては、参加者の満足度への配慮です。

 

・お店の入り口の確認

お店によっては、入り口まで階段しかない場合もあります。

 

若い健康な世代だけなら、負担にならないおしゃれな場所でも、高齢の方や持病や障がいのある人にとってはしんどいこともあります。事前に下見をしておくと良いと思います。

 

・途中で帰らなければならない参加者が帰りやすい場を作る

女性は早めに帰らなければならない方もいます。

 

その方にも気軽に参加してもらうためには、お開き前に帰りやすい言葉がけを一言すると良いと思います。帰るつもりだったけれど、そのまま残る方もいますし、あとは本人のお任せで。

 

女性が多い職場であれば、子供同席可能かどうかも、事前に上司に確認するとよいと思います。

 

・できれば、使ったことのないお店を選ぶ

毎年恒例の忘年会。ほぼ同じ場所を選ぶことも良いですが、メニューが頭に浮かぶほど、詰まらないものもないですよね。

 

他の部署の同僚や、友人などから情報をゲットして、お料理のおいしいお店を会場に選ぶと、満足度はかなりアップします。参加費以上の満足感を得られると、それで多くは満足してしまうものです。

 

 

まとめ

いかがでしたか?忘年会の初幹事役で憂うつにならないための3つの心得をお伝えしてきました。

 

「忘年会だから」「幹事なんて初めて」と気張らずに、普段の仕事の延長として、上司や同僚などの力を借りて、きちんと計画したスケジュール通りに進めるだけで、あっという間の忘年会は終了します。

 

一番大切なことは「気配り」だけ。それも、たったの数時間だけのこと。

 

事前準備と、当日の時間管理だけ、それができれば、どんなイベントの幹事だってできますよ。頑張って!

 

【執筆者】

村松真実 看護師・心理相談員

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